Para acceder a su calendario
En la barra superior, pulse sobre "Calendar"...
Y se mostrarán sus calendarios:
A continuación, podrá elegir el formato de presentación que le resulte más cómodo:
- Día
- Semana
- Mes
- Cuatro días
- Agenda
Elija su vista
En el botón de configuración, Vd. puede elegir la vista que se adapte mejor a la resolución y tamaño de su pantalla:
- Cómoda
- Agradable
- Compacta
Cree su primer evento
Es tan sencillo como pulsar sobre el botón "CREAR"...
E ir rellenando el formulario que propone el sistema:
Puede definir información para:
- El título del evento
- La fecha y hora de comienzo
- La fecha y hora de terminación
- Si quiere que ocupe todo el día
- Si quiere que se repita cada cierto tiempo (días, semanas, meses...)
- El lugar de celebración
- El calendario en el que se incorpora el evento
- Color de presentación
- Recordartorios
- Por correo electrónico
- Por despliegue de ventana
- El nivel de privacidad
- La disponibilidad
- Otros invitados que participarán
- Cómo interactúan los invitados con el evento
Asigne sus recursos
Una de las características del nuevo sistema es la de poder asociar recursos de la Organización de manera coordinada para todos los usuarios. Esto supone que Vd. puede reservar una sala de juntas, por ejemplo, y tener la certeza de que ningún otro usuario la encontrará disponible durante la duración del evento que Vd. acaba de definir.
Para ello, sólo tiene que actuar sobre el enlace "Salas, etc" que encontrará en el formulario del evento, y podrá elegir qué recurso o recursos quiere utilizar en su evento. Si no encontrara Vd. el recurso de su interés, por favor, comuníqueselo al administrador del sistema.
Deje que el sistema elija la mejor hora
Cuando Vd. promueve una reunión en la que participan muchos compañeros, o que se necesitan varios recursos de la Organización, es frecuente que Vd. se encuentre con la necesidad de coordinar agendas. Hasta ahora, esto suponía un trabajo extra de llamadas telefónicas o intercambios de correo electrónico hasta conseguir una fecha y una hora admisible para todos los usuarios y en la que todos los recursos estuvieran disponibles.
Sin embargo, el nuevo sistema puede ayudarle muy eficazmente en esto: deje que su sistema rastree la disponibilidad de todos los usuarios y recursos... y le propondrá las mejores horas para celebrar la reunión. Todo esto de una manera desatendida para Vd. y sin interrumpir a sus compañeros: sólo actúe sobre el enlace "Horas recomendadas"
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